Impuesto AIU en Colombia: lo que todo prestador de servicios debe saber

Guía práctica para aplicar correctamente la base gravable especial del IVA y evitar contingencias con la DIAN.

El AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad) no es un impuesto nuevo, sino una forma especial de calcular la base gravable del IVA en ciertos contratos. El artículo 462-1 del Estatuto Tributario establece que. para servicios específicos, sólo la porción AIU del contrato, es decir, los gastos indirectos más la utilidad, se somete al IVA, aplicando la tarifa general actual (19%). Esto es importante en contratos con altos costos directos (material, mano de obra), como limpieza de edificios o servicios de cafetería. 

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Sin AIU el IVA correría sobre el total, con AIU, solo se grava el mínimo 10% acordado. Según la DIAN, esta excepción busca evitar que los costos directos queden exentos de IVA, aliviando la carga tributaria, pero requiere aplicar correctamente las reglas.

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En esta guía explicamos, de forma práctica, qué es el AIU, cuándo procede y cómo se calcula, además de los errores más comunes y recomendaciones para evitar riesgos tributarios.

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¿Qué es el esquema AIU y en qué casos aplica?

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AIU significa Administración, Imprevistos y Utilidad, y equivale a los costos indirectos y la ganancia de presentación de un servicio. 

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La doctrina de la DIAN aclara que el AIU comprende los gastos administrativos e imprevistos del proyecto y la utilidad esperada. Estos elementos si forman parte del valor total del contrato, pero por norma se discriminan para efectos de IVA, es decir que solo se grava el AIU pactado. La ley exige además que el AIU pactado sea al menos el 10% del contrato. 

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Este cálculo diferencial nació para aliviar la carga tributaria en contratos intensivos en costos de operación, atendiendo a que el IVA sobre todos los rubros encarecía los servicios de terceros. 

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La base especial se aplica sólo a los servicios listados expresamente en el artículo 462 - 1 del Estatuto Tributario. En concreto incluyen:

• Aseo y servicios de cafetería;
• Vigilancia y segurdidad privada;
• Servicios temporales de empleo (suministro de personal, autorizadas por Ministerio de Trabajo) y;
• Cooperativas de trabajo asociado y contratos sindicales, cuando el objeto sea principalmente mano de obra y estén debidamente registradas y vigiladas.

En estos casos, el IVA no se calcula sobre el valor total del contrato, sino únicamente sobre el AIU pactado. Sin embargo, la norma exige que el AIU no sea inferior al 10% del valor del contrato. Por ejemplo, si un contrato de vigilancia vale $100 millones y el AIU pactado es 8%, para efectos fiscales la base del IVA se ajusta al 10% (es decir, $10 millones). Si el AIU pactado es 12%, la base será este 12% porque supera el mínimo legal.

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Ahora bien, en el esquema de AIU no puede aplicarse por analogía a cualquier contrato de servicios, pues como se mencionó anteriormente, sólo procede en los casos expresos del art. 462-1 E.T.  Un error común es asumir que todo contrato de servicios va por AIU, lo cual es incorrecto. Estos son los servicios en donde no aplica:

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• Construcción de obras civiles - construcción inmobiliaria: no está cubierta por el art. 462-1. En estos contratos existe otra regla especial (Decreto 1625 de 2016, art. 1.3.1.7.9), donde el IVA se causa sobre la parte correspondiente a honorarios o utilidad del constructor, pero no es el AIU;
• Mantenimientos y reparaciones locativas: no clasifican como construcción nueva y, por regla general, el IVA se liquida sobre el valor total del servicio;
• Otros servicios no listados (consultorías, mantenimiento de equipos, arriendo de maquinaria, etc.): no tienen base especial, por lo que el IVA se calcula sobre todo lo facturado.

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Aplicar AIU cuando no corresponde puede implicar menor IVA declarado, lo que puede llevar a requerimientos, ajustes y sanciones (inexactitud e intereses/mora).

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Las empresas que apliquen el AIU deben también cumplir con todas las obligaciones laborales y de seguridad social relativas al contrato. Esta condición en la ley busca asegurar que quienes se benefician de esta base especial estén al día con pagos de salarios, prestaciones, aportes a seguridad social (salud, pensión, ARL) y demás obligaciones laborales con su personal. Incumplir estos deberes podría poner en entredicho la aplicación del AIU y exponer a la empresa a revisiones o rechazos del tratamiento preferencial por parte de la DIAN.

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Aunque el cálculo es sencillo, es importante saber cómo hacerlo con precisión y dejarlo debidamente soportado en el contrato y en la factura bajo el esquema AIU. El paso a paso es:

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1. Definir el AIU del contrato (porcentaje pactado): Por ley, el AIU no puede ser inferior al 10% del valor total del contrato;
2. Base gravable del IVA = valor del AIU: Base IVA = Valor del contrato × % AIU (mínimo 10% si se pactó menos);
3. Calcular el IVA sobre esa base (tarifa general 19%): IVA = Base AIU × 19%. Ejemplo: contrato de aseo por $50.000.000 con AIU 15% - AIU = $7.500.000 - IVA = $1.425.000. (si fuera sobre todo el contrato serían $9.500.000) y;
4. Retenciones (renta e ICA): también se calculan sobre el AIU, no sobre el total del contrato (según el régimen aplicable). Ejemplo: retención renta 4% e ICA 0,1% sobre AIU $7.500.000 - renta $300.000 + ICA $7.500. Total a pagar por el cliente = Valor contrato + IVA – retenciones.

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A modo de recomendación práctica, debes saber que la factura, discrimina valor total del contrato, % y valor del AIU, IVA calculado sobre AIU y retenciones, para evitar confusiones y reducir riesgos ante una revisión.

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Por otro lado, aunque la norma es clara, en la práctica se repiten errores que pueden terminar en requerimientos, ajustes de IVA y sanciones. Estos son los más comunes:

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• Aplicar AIU en servicios no autorizados: El AIU solo aplica en los servicios expresamente previstos en el artículo 462-1 E.T. Usarlo en consultorías, mantenimiento, reparaciones locativas, transporte no cubierto u otros servicios puede implicar IVA omitido, con liquidaciones oficiales, sanción por inexactitud e intereses de mora. La DIAN ha reiterado que no se debe extender la base especial a actividades no contempladas;
• Pactar un AIU inferior al 10%: El AIU no puede ser menor al 10% del valor del contrato. Si se pacta por debajo, para efectos fiscales igual debe liquidarse con el mínimo legal, y además la DIAN puede cuestionar la operación. En la práctica, lo recomendable es no pactar ni facturar AIU por debajo del 10%;
• No dejar soportado el AIU en contrato y factura: Un riesgo frecuente es no detallar el porcentaje y valor del AIU, o facturar sin discriminación clara. Para mitigar contingencias, el contrato y la factura deben mostrar valor total, % AIU, valor AIU, IVA sobre AIU y retenciones. Idealmente, conservar soportes internos del cálculo (presupuesto administrativo, margen, imprevistos) para evidenciar razonabilidad;
• Operar sin requisitos del sector o con incumplimientos laborales: En sectores regulados (vigilancia, temporales, cooperativas/contratos sindicales), aplicar AIU sin licencias, registros o condiciones exigidas incrementa el riesgo de que se desconozca la base especial. Además, estar en mora con obligaciones laborales y de seguridad social puede agravar contingencias y abrir la puerta a cuestionamientos adicionales;
• Manejo inadecuado del IVA descontable: Como el IVA se genera únicamente sobre el AIU, se debe revisar con cuidado el IVA descontable de compras y gastos. Tomar IVA descontable de costos asociados a la parte “no gravada” del contrato puede generar glosas en fiscalización. 

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Dicho lo anterior, debes llevar control claro de gastos asociados al componente AIU y, si el caso es complejo, validar la proporción con asesoría tributaria.

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Aplicar AIU bien es más un tema de elegibilidad, soporte y forma que de simplemente poner un porcentaje. Para evitar sanciones y requerimientos te recomendamos:

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• Verifica primero si el contrato puede ir por AIU: confirma que el servicio está dentro de los autorizados por el art. 462-1 E.T. Si no lo está (por ejemplo, consultoría, mantenimiento, etc.), no lo uses salvo norma específica que lo permita;
• Deja el AIU pactado por escrito desde el inicio: incluye en el contrato el % AIU (mínimo 10%) y, si es posible, su desglose (administración, imprevistos, utilidad);
• Factura con total claridad: discrimina valor total, % AIU y valor AIU, IVA calculado sobre AIU y retenciones aplicables sobre el AIU (renta/ICA si procede);
• Control contable y del IVA descontable: separa costos directos vs. gastos asociados al AIU y documenta tu criterio para el IVA descontable, para evitar glosas en fiscalización;
• Cumple requisitos formales y laborales: ten al día aportes, nómina y licencias/registros del sector (vigilancia, temporales, cooperativas, etc.), porque inconsistencias elevan el riesgo de cuestionamientos y; 
• Mantente actualizado: revisa cambios normativos y criterios DIAN (la lista y condiciones han tenido ajustes en los últimos años).

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El esquema AIU puede ser una herramienta útil para optimizar la carga del IVA en los servicios donde la ley lo permite (como vigilancia, aseo, temporales y outsourcing), al gravar únicamente el componente de administración, imprevistos y utilidad. Sin embargo, su aplicación exige cuidado, usarlo fuera de los casos autorizados, no respetar el mínimo legal o no soportarlo adecuadamente puede generar requerimientos y sanciones de la DIAN. En síntesis, aplica AIU sólo cuando corresponda, con el porcentaje correcto y con soportes claros, para evitar contingencias y mantener su operación en regla.

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¿Tienes dudas sobre si tu contrato aplica AIU? En Due Legal te ayudamos a evitar errores que pueden generar sanciones. Agenda una consulta con nuestro equipo.

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